Enemmän ketterää mindfulnessia, vähemmän sekavaa multitaskingia

En ole luullakseni koskaan ennen kuullut niin paljon puhetta priorisoinnin, ketteryyden ja työtapojen muutoksen tarpeesta kuin kuluneena syksynä. Mitä se ketteryys on käytännössä? Tai ne uudet työn tekemisen tavat? Kokeilimme sitä HR-tiimissämme käytännössä. Tein hyvin yksinkertaisen sovelluksen Toyotalla kehitetystä kanban-menetelmästä. Hyödynsimme sitä töiden pilkkomiseen, priorisointiin, vaiheistamiseen ja näkyväksi tekemiseen. On melkein ällistyttävää, miten hyvin se toimii.

Tarvittiin iso fläppipaperi, tussi ja Post It -lappuja. Fläpille neljä saraketta: vastuuhenkilö, odottavat tehtävät, työn alla olevat tehtävät ja tehdyt tehtävät (jee!).

Listasimme kaikki yhteen isoon tavoitteeseen liittyvät yksittäiset tehtävät Post It -lapuille. Tämän voi helposti tehdä tiiminä. Mietimme, mikä on konkreettinen tavoitteemme ja mitä sen saavuttaminen vaatii.

Alussa kaikki yksittäiset Post It -tehtävät siirrettiin odottamassa olevien tehtävien sarakkeeseen. Tästä käynnistyi priorisointi. Mitä on tärkeintä saada tehtyä juuri nyt? Aivan ensimmäiseksi. Samalla sovimme, kuka ottaa minkäkin tehtävän työn alle. Nämä tehtävät siirtyivät fläpillä työn alla olevien sarakkeeseen vastuuhenkilön kohdalle.

Elefantti syödään pala kerrallaan

Muut tehtävät jäivät odottavien tehtävien sarakkeeseen. Olennainen juttu on, että ei ole tarkoituskaan aikatauluttaa kaikkia odottamassa olevia töitä. Elefantti syödään pala kerrallaan. Kaikkea ei myöskään tarvitse osata huomioida heti. Miten vapauttavalta se tuntuukaan! Muutoksia tulee ja uusia tehtäviä putkahtaa mieleen matkan varrella. Ne kirjataan Post It -lapuille ja arvioidaan, menevätkö ne jonkun jo tekeillä olevan työn edelle tai siirtyvätkö ne muiden odottavien tehtävien joukkoon.

Kun isompi tavoite on pureskeltu pienemmiksi paloiksi ja tehty näkyväksi, huomasin kanban-taulun auttavan myös eri tehtävien välisten riippuvuussuhteiden hahmottamista: mitä on mahdollista tehdä nyt, mitä vasta sitten kun tehtävä x on saatu valmiiksi.

Realismia työajan käyttöön: pakko tehdä valintoja

Työn alla olevien tehtävien sarakkeeseen ei ihan konkreettisestikaan mahdu kovin montaa Post It -lappua. On pakko tehdä valintoja ja suhtautua realistisesti siihen, mitä ehtii tehdä käytettävissä olevana työaikana. Keskeiseltä ei ole tuntunut arvioida yksittäisiin Post It -tehtäväkokonaisuuksiin kuluvaa aikaa, ja saada tehtävistä tasakokoisia tehtäväblokkeja. Se, että työn alla olevat tehtävät visualisoi ja palastelee ne pienemmiksi, tuo jo paljon hallinnan tunnetta. Sitä tuo se, että kaikki tiedossa olevat tehtävät on listattu ylös ja ne siirtyvät vaiheesta toiseen ja odottamassa olevat tehtävät on koko ajan helppo tsekata fläpiltä.

Sujuvuutta tiimityöhön

Tiimityötä helpottaa se, että tehtävät on kirjattu näkyville ja ne voi konkreettisesti jakaa ja sopia, kuka ottaa mitäkin vastuulleen. Sovittavaksi jää, kuinka usein kanban-taulun äärelle kokoonnutaan priorisoimaan seuraavat tehtävät ja jakamaan seuraavat nakit. Olen huomannut, että se voi olla hyvin spontaaniakin. Ei tarvita enää sekalaisten to do -listojen silmäilyä. Tarvitsee vain vilkaista kanban-taulua, ja sopia mihin on tarpeen ryhtyä seuraavaksi.

Ja hauskana käytännön huomiona: kun tiimin työt on esillä työhuoneen seinällä, ovat ne näkyvissä myös satunnaisille ohikulkijoille. HR-työ on usein kovin näkymätöntä, mutta kanban-fläpit tekevät siitä asteen näkyvämpää myös muille kuin oman tiimin jäsenille.

Ryhdikkyyttä tiimipalavereihin

Kuulen usein valitettavan sitä, kuinka palaverit vievät aikaa varsinaiselta työltä, palaverien agenda on jäsentymätön, päätöksiä ei tehdä, keskustelu ryöstäytyy tai tapaamiset ovat jotenkin muuten tehottomia aikasyöppöjä.

Palavereita on erilaisia ja jokaisen palaverin tavoite kannattaa tietysti määritellä aina etukäteen. Onko tarkoitus ideoida, käydä yhteistä keskustelua, tehdä päätöksiä? You name it.

Yksi vaihtoehto on, että kanban-taulu voi olla tiimipalaverin agenda. Tiimipalaveri voi olla se paikka, jossa ratkaistaan mahdolliset ongelmakohdat. Jos se poikii uusia tehtäviä, ne lisätään kanban-taululle.

Koska tiimipalaveria ei tarvitse käyttää ainakaan niin suuressa määrin missä mennään -kierrokseen, voi ajan käyttää tehokkaammin esimerkiksi yhteiseen suunnitteluun ja sellaisista asioista keskusteluun, joissa tarvitaan koko tiimin näkemystä.

Keskittyminen tuo tuloksia ja onnistumisen tunteita

Todellisuutta on, että samalla tiimillä on useita samanaikaisia töitä ja tavoitteita. Voi olla haastavaa toteuttaa kanbanin filosofian mukaista ideaa siitä, että töitä otetaan työn alle juuri sen verran kun sillä hetkellä on mahdollista. Kaikkia meneillään olevia isoja tavoitteita kun ei saa samalle fläpille helpottamaan kokonaisuuden hahmottamista ja työmäärän arvioimista.

Mutta jo yksittäisten isojen projektien purkaminen pienempiin osiin ja vaiheistaminen tuntuu merkittävältä muutokselta. Tavoitteena on tehdä töitä kestävällä työtahdilla. Auttaa hahmottamaan, mitä on realistista saavuttaa. Antaa onnistumisen tunteita sillä, kun työt siirtyvät tehtyjen sarakkeeseen ja epämääräisen suurena näyttäytynyt tavoite etenee. Auttaa tekemään töitä hallitummin pala kerrallaan. Saada aikaan aitoa tiimityötä ja vähentää päällekkäistä tekemistä, kun vastuut on selkeästi sovittu. Reagoida muutoksiin hallitusti ja nopeasti. Auttaa tekemään valintoja, mihin juuri nyt on olennaista panostaa. Auttaa saamaan aikaan tuloksia. Saada työhön enemmän mindfulnessia ja vähemmän multitaskingia.